Jag jobbar mycket i projekt, små som jag är helt ensam i eller större där många är involverade. Ibland har jag kanske 15 projekt på gång samtidigt. Att hitta rätt projektverktyg har varit en lång resa.

Testade mängder av olika projektverktyg

Allt i från helt gratis till 650,-/månad har de olika projektverktyg (PMS) jag provat kostat. Jag är beredd att betala för det verktyg som är mitt absolut viktigaste arbetsredskap. Men hur mycket jag än provade kände jag mig aldrig tillfreds. Alltid var det någon viktig funktion som saknades för att det skulle bli riktigt, riktigt bra.

Fel arbetssätt eller fel kriterier

Jag började till slut ifrågasätta mitt arbetssätt. Hade jag fel struktur eller varför upplevde jag alla PMS som antingen onödigt komplexa eller att de saknade de viktigaste funktionerna. Till slut gjorde jag en lista på vilka funktioner som var viktiga för mig och den såg (och ser..) ut så här.

De kriterier jag inte vill göra avkall på är:

  • Överskådlighet av projekten
  • Möjlighet att vikta/märka upp projekt
  • Lätt hantering av uppgifter och underuppgifter
  • Möjlighet att bjuda in andra till projekt samt dela ut uppgifter till andra att göra
  • Lätt att lära sig (så kunderna lätt kan sätta delta i arbetet i verktyget)
  • Kommentar/chatt funktion för varje uppgift
  • Kunna göra projektmallar för att slippa skriva in samma saker vid varje nytt projekt
  • Kunna sätta deadlines på alla uppgifter, oavsett nivå
  • Finnas som app till iphone
  • onlinebaserat
  • Snyggt (larvigt, men jag kan inte arbeta i ett fult program)

Denna lista fick sedan styra mig när jag testade, var det något PMS som jag direkt störde mig på i layouten t.ex så gick jag vidare till nästa. Kunde jag inte sätta mig in i programmet snabbt nog så insåg jag att mina kunder inte heller skulle kunna göra det och då släppte jag det programmet också. Så där höll jag på tills jag kom tillbaka till det programmet som var ett av de första jag provade.

Några testade projektverktyg

Har nog testat mer än 20 st. olika projektverktyg, men minns inte alla fördelar och nackdelar med allihop. Vissa stängde jag ner direkt när jag kom in, några har jag testat i flera omgångar och några har jag kört i några månader innan jag insåg att det inte var rätt.

ProjectPlace

Hade inte någon bra översikt när man har många projekt på gång samtidigt

BaseCamp

Saknade också den översikten jag behövde samt att jag aldrig gillade layouten och användarsnittet. Många byråer använder sig av detta verktyg så jag försökte verkligen många gånger innan jag gav upp.

Wrike

Gillade det här verktyget till en början, körde det under några månader. Deras iphone-app var dessvärre helt usel och möjligheten att arbeta tillsammans med kunder el. andra samarbetspartners var omständlig.

Asana

När jag testade detta projektverktyg för första gången så körde jag det i några månader, men sedan föll det på att jag inte kunde highlighta projekt på nått sätt. När jag sedan ett par år senare kom tillbaka så hade de infört den möjligheten och även gjort andra förbättringar.

Så sedan ca 8 månader tillbaka så kör jag Asana som mitt projektverktyg och jag tycker det är riktigt bra. Det finns alltid förbättringar som kan göras – men jag fokuserar nu på det som Asana kan göra, istället för det som saknas.

Mina kunder sätter sig snabbt in i verktyget och många av mina samarbetspartners är redan aktiva i projektverktyget vilket gör att många trösklar är helt borta. Att det dessutom är gratis är en bonus!

Jobbar du i något projektverktyg blir jag glad om du berättar vilket och vad du gillar/ogillar med det.

Foto: CC Flickr, StockMonkeys.com